Premièrement, sauf si vous êtes chanceux, vous ne trouverez pas de date parfaite pour tout le monde, d’autant plus si vous êtes nombreux ! Doodle est une application qui ne réglera pas ce problème, mais qui vous permettra d’avoir une meilleure vision des disponibilités de chacun et dates potentielles pour le séjour.
C’est assez simple d’utilisation : vous créez votre évènement, ajoutez les dates possibles et invitez les participants. Ceux-ci répondront « dispo », « pas dispo » ou « si nécessaire ». N’oubliez pas d’activer l’option « si nécessaire » dans les paramètres avant de valider le sondage. C’est clair, rapide, sans fioritures. L’équipe d’Intense Barcelona vous le recommande !
Vous pouvez créer un événement Facebook et inviter tout les participants potentiels ou ayant déjà confirmé. Cette solution est parfois plus efficace que la conversation par mail ou Whatsapp, qui sera à coup sûr à rallonge. Ceux d’entre vous assommés de travail ne vont pas les lire, d’autres ne vont pas donner leur avis sur les décisions à prendre. Ils vont à chaque fois débarquer 2 semaines plus tard en demandant où en est la situation. Facebook permet de mieux organiser les informations. Ensuite les organisateurs peuvent résumer les décisions prises dans la description de l’évènement.
Attention : si le marié n’est pas au courant, n’oubliez surtout pas de mettre l’évènement en privé ! 🙂
Des sites vous permettent de collecter l’argent nécessaire au paiement du séjour : Leetchi, Bankeez ou encore lepotcommun.fr. Vous créez un évènement puis invitez les participants au séjour. Pour l’organisateur, c’est la même chose qu’envoyer son RIB. Ces sites permettant de payer par carte bancaire, le paiement est accéléré. Par contre, la commission prélevée lors du retrait de l’argent collecté n’est pas négligeable : entre 3 et 4% !
Ça, c’est notre boulot 🙂
Enfin, des applications telles que Settle Up ou Tricount (Android et iPhone) vous aident à faire les comptes simplement. Son fonctionnement est simple : à chaque fois qu’un membre du groupe paie pour une dépense commune un membre désigné rentre le montant dans l’application. Ça peut servir pour les courses, les additions au restaurant, etc. A la fin du weekend, l’application vous dira tout simplement qui doit combien à qui. Plus de calculs compliqués ! Des applications tellement pratiques qu’elles deviennent indispensables pour n’importe quel trip entre amis.
Si vous connaissez d’autres astuces ou outils pratiques, n’hésitez pas à nous les suggérer !