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Organiser un EVG: Conseils et astuces

Vous êtes le témoin de mariage de votre meilleur ami / frère / cousin… ? C’est un grand honneur et participer à son enterrement de vie de garçon sera l’occasion pour vous de passer un weekend mémorable ensemble! Mais, il faut le dire, le temps manque souvent pour l’organisation d’un tel weekend. En effet, entre les contraintes de temps et budget de chacun, ce n'est pas toujours facile. Peut-être que vous ne connaissez pas la moitié du groupe et que vous vivez tous dans des villes différentes. Ca complique la communication!

Voici quelques conseils et outils qui vous faciliteront peut-être un peu la tâche pour l'organisation de votre EVG!

Déterminer la date

Premièrement, sauf si vous êtes chanceux, vous ne trouverez pas de date parfaite pour tout le monde, d’autant plus si le groupe est gros! Doodle est une application qui ne réglera pas ce problème, mais qui vous permettra d’avoir une meilleure vision des disponibilités de chacun et dates potentielles pour le séjour.

Vous créez votre évènement, ajoutez les dates possibles et invitez les participants. Ceux-ci répondront « Dispo », « pas dispo » ou « si nécessaire ». N’oubliez pas d’activer l’option « si nécessaire » dans les paramètres avant de valider le sondage. C’est clair, rapide, sans fioritures. Recommandé!

Communiquer

Vous pouvez créez un évènement Facebook et invitez tout les participants potentiels ou ayant déjà confirmé . Cette solution est parfois plus efficace que la conversation par mail, qui sera à coup sûr à rallonge ou Whatsapp. Ceux d’entre vous assommés de travail ne vont pas les lire. D’autres ne vont pas donner leur avis sur les décisions à prendre. Ils vont à chaque fois débarquer 1 semaine plus tard en demandant où en est la situation. Facebook permet de mieux organiser les informations. Ensuite les organisateurs peuvent résumer les décisions prises dans la description de l’évènement.

Attention: si le marié n’est pas au courant, n’oubliez surtout pas de mettre l’évènement en privé! Bien sûr, évitez cette solution si tout le monde n’a pas de compte Facebook ou si certains se connectent 2 fois par mois.

Collecter les participations de chacun

Des sites vous permettent de collecter l’argent nécessaire au paiement du séjour: Leetchi, Bankeez ou encore lepotcommun.fr. Vous créez un évènement puis invitez les participants au séjour. Pour l’organisateur, c’est la même chose qu’envoyer son RIB. Ces sites permettant de payer par carte bancaire, le paiement est accéléré. Par contre, la commission prélevée lors du retrait de l’argent collecté n'est pas négligeable: entre 3 et 4%!

Organiser les activités

Ça, c'est notre boulot :)

Gérer les dépenses

Enfin une fois sur place, des applications telles que Settle Up ou Tricount (Android et iPhone) vous aident à faire les comptes simplement. Son fonctionnement est simple: à chaque fois qu’un membre du groupe paie pour une dépense commune un membre désigné rentre le montant dans l’application. Ca peut servir pour les courses pour le début de soirée par exemple. A la fin du weekend, celle-ci vous dira tout simplement qui doit combien à qui. Plus de calculs compliqués! Des applications tellement pratiques qu’elles deviendront indispensables pour n’importe quel trip entre amis

Si vous connaissez d’autres outils pratiques ou avez des astuces, n’hésitez pas à nous les suggérer!


Nos avantages

  • Connaissance locale
    Nous sommes expatriés à Barcelone depuis plusieurs années, et nous adorons cette ville!
  • Expérience
    Nous organisons plus de 700 EVG par an, et ce uniquement à Barcelone
  • Flexibilité
    Avec ou sans logement, une ou plusieurs activités - c'est vous qui choisissez!
  • Communication
    Toute l'équipe parle français (langue maternelle)
  • Réactivité
    Vous recevrez votre devis sous 24h après votre demande
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A propos...

Agence basée à Barcelone et 100% francophone, Intense Barcelona S.L.U est spécialisée dans l'organisation d'enterrements de vie de garçon, anniversaires et autres séjours festifs dans la capitale catalane depuis 2012.

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